Cet article vous expliquent le fonctionnement des différents moyens de liaison/incorporation dans Word.

Tout d'abord, on utilise la technologie OLE (Object Linking Embedding). Donc, c'est :

  • soit on lie (Linking),
  • soit on incorpore (Embedding). 

Ces deux fonctionnalités passent par des champs (LINK, ou EMBED). 

  1. Lier : on crée simplement un lien vers un fichier. 
    • Avantages : document final plus léger, mises à jour possibles (et automatiques) en cas de modification dudit document par une autre personne par exemple. 
    • Inconvénient : le fichier lié devra être joint au document en cas d'expédition par e-mail, ou de déplacement sur un serveur. 

  2. Incorporer : Le fichier incorporé sera imbriqué dans le document final, il fera entièrement partie du document de destination. 
    • Avantages : on peut le modifier facilement (il s'ouvre en double cliquant dessus) ; on gère un seul document. 
    • Inconvénients : on peut obtenir des documents trop lourds selon les fichiers incorporés ; pas de partage puisque une seule personne traite le document final avec toutes les incorporations.

 

En conséquence, si l'on souhaite pouvoir modifier le document depuis le document final, la solution de l'incorporation est une bonne solution.

Par contre, si l'on tient à utiliser la liaison, il y a plusieurs solutions : 

  • Liaison "simple", avec mises à jour automatiques. Le document peut être inséré en tant qu'image, mais aussi en tant que texte (ce qui permettra donc d'afficher tout le texte, même s'il est long). 
    À l'aide du clic droit, on peut ouvrir le document, le modifier et l'enregistrer. La mise à jour sera faite automatiquement dans le document final. 

  • Document maître : On crée un document principal, et on ajoute des sous-documents qui seront automatiquemnet liés, mais modifiables et mis à jour depuis le document maître. Solution particulièrement utile lorsqu'on travaille à plusieurs sur un même document par exemple. 

  • Les champs INCLUDETEXT : j'ai gardé cette solution pour la fin, car elle n'utilise pas la fonctionnalité OLE. Cette solution permet d'insérer le texte d'un document avec lien. Ce texte est modifiable depuis le document destinataire, mais ce que peu de personnes savent, c'est que la mise en à jour, bien que non automatique, peut être faite dans les deux sens :
    • soit le doc a été modifié et on a la possibilité de mettre à jour le document final (avec un F9).
    • soit on souhaite modifier depuis le document destinataire, et pour que la mise à jour soit faite dans le document d'origine, on utilise le raccourci clavier Ctrl+Maj+F7.

 

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