PowerPoint 2000-2007
Jusqu'à la version 2007, c'est normal : selon le type du fichier son et sa taille, il ne sera pas incorporé dans la présentation, mais simplement lié.
Le son n'est pas le seul élément à ne pas être lié, les videos par exemple subissent le même sort.
Donc, si vous envoyez votre fichier ppt(x) ou pps(x) par mail ou si vous le gravez sans vous préoccupez des éléments liés, votre correspondant n'aura pas accès à cette partie multimedia qui ne sera pas non plus gravée sur le CD.
La solution est d'utiliser l'assistant PowerPoint qui vous permet de graver un CD ou de créer un dossier sur un support quelconque sans rien oublier.
Version 2000 : Menu Fichier, Présentation à emporter
Version 2002/2003 : Menu Fichier, Package pour CDRom
Version 2007 : Bouton Office, Publier : Package pour CDRom
S'il s'agit uniquement d'un fichier MP3, vous pouvez le convertir pour l'incorporer dans le diaporama (voir le tuto).
PowerPoint à partir de 2010
Depuis la version 2010, les sons et les vidéos sont incorporés par défaut. Cela étant dit, si le fichier est trop volumineux, on peut à l'inverse lier le son.
En tout état de cause, pour fournir un fichier qui contient toutes sortes de médias, utilisez la fonction prévue pour créer un CDRom, même si le but est de créer un simple dossier (les deux options seront disponibles) :
Mode Backstage (onglet Fichier)
Enregistrer et envoyer
Package de présentation pour CDRom