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Tout le monde utilise la très classique technique du copier-coller. Mais en connaissez-vous tous les secrets ? Rappelons rapidement comment fonctionne cette technique : 

  • Vous sélectionnez l'élément à copier et vous utilisez l'une des différentes méthodes de copie, telles que la commande Copier du menu Édition, ou le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris) ou encore le raccourci clavier Ctrl+C afin de mettre cet élément dans le "presse-papiers".
  • Il suffit ensuite d'utiliser la fonction de collage pour coller cet élément à l'endroit souhaité.

 

Vous venez d'utiliser le Presse-papiers. Vous pouvez recommencer autant de fois que souhaité : le nouvel élément dans le presse-papiers remplace le précédent. Dommage... Dommage ?... Si vous dites "Dommage..." c'est que vous ne connaissez pas les fonctionnalités des presse-papiers qu'ils soient Office ou Windows.

 

Le Presse-papiers est à l'origine un élément de Windows. Autrefois, il ne permettait de conserver qu'un seul élément copié dans une application ou entre applications. Une deuxième copie annulait annulait en effet la première.

Il fallait alors utiliser le presse-papiers Office ! Office a en effet toujours été doté d'un presse-papiers beaucoup plus performant puisqu'il permet de garder en mémoire 24 éléments afin de les coller ensuite comme bon vous semble ; et malgré son nom, le presse-papiers Office recueille les copies faites dans les applications autres que Microsoft Office !

Mais ça c'était avant... Aujourd'hui tout est bien différent : le presse-papier Office et le presse-papier Windows se font concurrence ! En effet le presse-papier Windows a rattrapé le presse-papier Office, et permet aujourd'hui de conserver également jusqu'à 24 éléments.

Vousd avez donc à votre disposition deux presse-papiers qui permettent de conserver jusqu'à 24 éléments, le 25ème remplaçant le premier et ainsi de suite.

Le presse-papier Windows est plus discret mais possède pourtant des fonctionnalités qui manque au presse-papier Office.

Synthèse des différences

Fonctionnalités Presse-papier Office Presse-Papier Windows
Nombre maximum d'éléments copiés 24 24
Possibilité de conserver certains éléments même après extinction de l'ordinateur Non Oui
Possibilité de conserver des éléments copiés depuis des applications non Office Oui Oui
Possibilité de coller vers des applications non Office des éléments du presse-papiers Non Oui
Possibilité de tout coller d'un seul coup Oui Non
Possibilité de tout supprimer d'un seul coup Oui Oui

Une dernière chose : Rappelez-vous que le presse-papiers Office est volatile. Cela signifie qu'une fois toutes les applications Office fermées, il se vide.
Si le presse-papier Office est vide, pensez au presse-papier Windows et inversement. Ils ne sont pas synchronisés !

 

Les tutoriels

Presse-papier Office

 

1. Utilisation du presse-papiers Office

  • Le Presse-papiers Office s'affiche dans le volet Office. Mais il ne s'affiche pas automatiquement. Pour l'ouvrir:

Office à partir de 2007

Cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue situé sous l'onglet Accueil, en bas à droite du groupe Presse-papiers.

Je vais parler de la fonction Copier. Notez que le principe est le même avec la fonction Couper qui permet de supprimer un élément d'un fichier ou d'un document tout en le conservant dans le presse-papiers.

  • Quand le presse-papier Office sera actif dans une application, l'icône  sera par défaut affichée dans la zone d'état de la barre des tâches système, en bas à droite de votre écran. Il vous suffira alors de double-cliquer sur l'icône pour afficher le presse-papier dans l'application en cours.
  • Au fur et à mesure que vous copiez des éléments, ceux-ci s'affichent dans le presse-papiers, avec un maximum de 24 éléments, le 25ème remplaçant le premier et ainsi de suite.

  • Pour coller un élément, cliquez à l'endroit où vous souhaitez incorporer cet élément, puis cliquez sur l'élément du Presse-papiers. Vous remarquerez qu'il n'est pas difficile de s'y retrouver dans toutes ces copies puisqu'une partie (ou la totalité selon la taille) de l'élément copié est affiché clairement, avec en plus l'icône de l'application d'origine.
    Pour coller le contenu entier du presse-papiers, cliquez sur le bouton Coller tout : les éléments se colleront dans l'ordre où vous les avez copiés.

  • Pour supprimer un élément du Presse-papiers, cliquez sur le menu déroulant de l'élément dans le Presse-papiers, et sélectionnez Supprimer.

  • Pour effacer tous les éléments du Presse-papiers, cliquez sur le bouton Effacer tout.

2. Options du Presse-papiers Office

Lorsque le Presse-papiers est affiché dans le volet Office, cliquez sur le bouton Options en bas de la fenêtre et sélectionnez ou désélectionnez les options souhaitées :

  • Pour afficher le Presse-papiers automatiquement, il ne suffit pas de cocher l'option Afficher le Presse-papiers Office lorsque Ctrl+C est utilisé deux fois, mais l'option Afficher le Presse-papiers automatiquement doit impérativement être cochée.

  • Pour utiliser le Presse-papiers Office sans l'afficher, décochez les deux premières options, il est inutile de cocher l'option Copier sans afficher le presse-papier ; par contre dans ce cas il est préférable de garder l'option Afficher l'icône du Presse-papiers Office dans la barre des tâches.

  • Si l'option Afficher l'état près de la barre des tâches pendant de la copie est activée, vous verrez apparaître à chaque copie une bulle en bas de votre écran, avec le numéro de l'élément ajouté.

Il reste à préciser une dernière chose : rappelez-vous que la mémoire du Presse-Papiers Office est volatile. Le presse-papiers se videra à la fermeture de toutes les applications Office ou bien à l'extinction de l'ordinateur.

 

 

 

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